Sollte Ihr Unternehmen KI-Avatare für die Unternehmenskommunikation nutzen?

Bei Bosch sind KI-generierte Videos bereits für Tausende von Mitarbeitern Teil des Arbeitsalltags; konzernweit wurden rund 10.000 solcher Videos produziert. Auch SAP, Merck und Metro nutzen Synthesia, die britische Videoplattform, mit der Unternehmen Schulungsmaterial und interne Updates mit digitalen Präsentatoren erstellen können.

Die Zahlen deuten darauf hin, dass KI-Avatare das experimentelle Stadium hinter sich gelassen haben. Für große Organisationen Da regelmäßige Schulungen länder-, abteilungs- und sprachübergreifend durchgeführt werden, liegt der Reiz auf der Hand: Ein Video lässt sich erstellen, ohne ein Studio zu buchen, ein Produktionsteam zusammenzustellen oder dieselbe Führungskraft zu bitten, mehrere Versionen einer Botschaft aufzunehmen. Wenn sich ein Prozess ändert, kann das Unternehmen das Skript aktualisieren, anstatt die gesamte Produktion neu zu drehen.

Dennoch können Unternehmen nicht davon ausgehen, dass ein Avatar zu jeder Unternehmensbotschaft passt, da die Entscheidung davon abhängt, was sie kommunizieren müssen, was das Publikum erwartet und wie viel menschliche Präsenz die Situation erfordert.

KI-Avatare funktionieren am besten, wenn die Informationen wichtiger sind als der Präsentator

Das stärkste Argument für KI-Video ist nicht, dass Unternehmen Menschen vor der Kamera ersetzen können, sondern dass sie klare, konsistente und regelmäßig aktualisierte Informationen in einem Maße produzieren können, das herkömmliche Videoproduktionen selten ermöglichen.

Große Organisationen neigen dazu, die Technologie zuerst für Schulungen zu nutzen, da sie oft dieselbe Software, dieselbe Compliance-Anforderung oder dasselbe Betriebssverfahren Mitarbeitern in mehreren Ländern erklären müssen. Schriftliche Anleitungen sind kostengünstig, aber oft schwer verständlich, während herkömmliche Videos zugänglicher sein können, jedoch mit der Einführung zusätzlicher Sprachen, Märkte und Aktualisierungen zunehmend teurer und langsamer werden.

Ein KI-Avatar verändert diese Berechnung, da das Unternehmen nach dem Schreiben und Freigeben der Inhalte verschiedene Sprachversionen generieren, Beispiele für lokale Teams anpassen und einzelne Abschnitte überarbeiten kann, wann immer sich die zugrundeliegenden Informationen ändern. Das Format eignet sich daher für Themen mit einer definierten Antwort und einer wiederholbaren Struktur.

Typische Anwendungsbereiche umfassen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Software-Demonstrationen, Produktschulungen, Gesundheits- und Sicherheitshinweise, Compliance-Module und Erklärungen zu internen Prozessen. Ein Avatar kann auch Routine-Unternehmensnachrichten präsentieren, wenn das Ziel darin besteht, Informationen zu verbreiten, anstatt eine persönliche Verbindung zwischen dem Management und den Mitarbeitern herzustellen.

Die Erfahrung von Bosch zeigt, wie das in großem Maßstab aussehen kann. KI-gestützte Videolösungen werden bereits von Tausenden von Mitarbeitern genutzt, während SAP die Technologie einsetzt, um den Zugang zu Schulungen zu erweitern und Fachkräften dabei zu helfen, für moderne Unternehmen relevante Fähigkeiten aufzubauen.

In diesen Fällen erfüllt der Avatar einen praktischen Zweck, anstatt als Werbemittel zu dienen: Er übermittelt genehmigte Informationen klar, in der erforderlichen Sprache und ohne die Verzögerungen, die mit einer herkömmlichen Produktion verbunden sind.

Die Technologie bewegt sich von der Präsentation zur Konversation

Bis vor Kurzem folgte die Mehrheit der Unternehmens-Avatar-Videos einem bekannten Muster, bei dem eine digitale Figur ein vorbereitetes Skript ablas, während Grafiken, Untertitel oder Bildschirmaufnahmen daneben eingeblendet wurden. Die neuesten Systeme werden interaktiv und ermöglichen es Mitarbeitern, mit einem KI-Agenten zu sprechen, anstatt ihn nur anzusehen.

Synthesia entwickelt ein Format, das eher an ein Meeting als an ein herkömmliches Video erinnert, wobei die erste Anwendung auf KI-Rollenspiele für das Training ausgerichtet ist. Ein Vertriebsmitarbeiter kann beispielsweise ein Produktgespräch mit einem Agenten üben, der als potenzieller Kunde agiert, Fragen zum Angebot stellt, die Antworten des Mitarbeiters hinterfragt und etwas von dem Druck eines echten Gesprächs nachbildet. Ein zweiter Agent übernimmt dann die Rolle eines Coaches, der den Austausch analysiert und konkrete Verbesserungsvorschläge macht.

Die Entwicklung hin zur Konversation verleiht der Technologie eine wesentlichere Rolle, als lediglich einen digitalen Moderator vor ein Skript zu stellen, da Verkaufsfähigkeiten, Managementgespräche und Kundenservice selten allein durch passives Lernen verbessert werden. Mitarbeiter benötigen die Möglichkeit zu reagieren, Fehler zu machen und Feedback zu erhalten, was in einem traditionellen Schulungsprogramm einen Trainer, einen Kollegen oder einen Schauspieler erfordert.

Ein KI-Rollenspiel kann die Übung genau dann verfügbar machen, wenn der Mitarbeiter sie braucht, und gleichzeitig wiederholtes Üben ermöglichen, ohne dass für jede Sitzung die Zeit einer Führungskraft beansprucht wird. Es kann besonders nützlich für Mitarbeiter sein, die zögern, vor Kollegen zu üben, und davon profitieren würden, verschiedene Antworten privat auszuprobieren, bevor sie zu einer Live-Übung übergehen.

Die Qualität des Trainings hängt jedoch nach wie vor von den dem System bereitgestellten Informationen ab. Wenn der Avatar auf unvollständige Produktinformationen, veraltete Vertriebsrichtlinien oder schlecht strukturiertes Quellmaterial zurückgreift, bleibt die resultierende Übung schwach, egal wie überzeugend der digitale Präsentator wirkt.

Unternehmen müssen auch entscheiden, wofür das System qualifiziert ist, es zu bewerten. Ein Agent kann erkennen, ob ein Mitarbeiter einen Produktvorteil genannt, einen häufigen Einwand beantwortet oder eine genehmigte Verkaufssequenz eingehalten hat, aber er sollte nicht automatisch als maßgeblicher Richter für Empathie, Urteilsvermögen oder berufliche Fähigkeiten behandelt werden.

Konsistenz ist nützlich, aber sie kann künstlich werden.

Unternehmenskommunikationsabteilungen haben oft mit Inkonsistenz zu kämpfen, da verschiedene Geschäftsbereiche dieselbe Richtlinie auf unterschiedliche Weise erklären, lokale Teams Botschaften unabhängig voneinander übersetzen und Schulungsmaterialien im Umlauf bleiben, nachdem sich der zugrundeliegende Prozess geändert hat. KI-Video kann einen Teil dieser Fragmentierung reduzieren, indem es Unternehmen ein zentrales Format bietet, das einfacher zu aktualisieren, zu genehmigen und zu verbreiten ist.

Dieses Maß an Kontrolle ist in regulierten oder technisch komplexen Branchen von Wert, in denen eine Bank, ein Pharmaunternehmen oder ein Industriehersteller sicherstellen muss, dass wichtige Anweisungen im gesamten Unternehmen mit derselben Terminologie kommuniziert werden. Genehmigte Skripte, kontrollierte Datenquellen und dokumentierte Überarbeitungen können die Steuerung eines KI-generierten Videos erleichtern als eine formlose Präsentation, die von einem einzelnen Team aufgezeichnet wurde.

Dennoch ist vollkommene Konsistenz nicht immer überzeugend, weil Zuhörer merken, wenn Kommunikation auf Effizienz getrimmt statt für sie gestaltet wurde. Ein technisch polierter Avatar kann sich dennoch distanziert anfühlen, wenn das Thema die Menschen persönlich betrifft.

Corporate Videos erfüllen zudem verschiedene Funktionen: Einige Formate vermitteln Wissen, während andere Führung repräsentieren, Verantwortung demonstrieren oder die Mitarbeiter auffordern, einer schwierigen Entscheidung zu vertrauen. Wendet man auf alle dieselbe Produktionsmethode an, ignoriert man diese Unterschiede.

Ein digitaler Präsentator kann erklären, wie man eine Spesenabrechnung einreicht oder ein neues System zum Kundenbeziehungsmanagement bedient, aber er ist weit weniger überzeugend, wenn er Entlassungen ankündigt, auf einen Arbeitsunfall reagiert oder eine strategische Entscheidung erläutert, die die Aufgaben der Mitarbeiter verändern wird. In solchen Fällen ist die Identität des Sprechers Teil der Botschaft, da die Mitarbeiter erwarten, die für die Entscheidung verantwortliche Person zu sehen und einzuschätzen, wie diese Person mit den Konsequenzen umgeht.

Unternehmen sollten sich daher fragen, ob die Kommunikation einen identifizierbaren Menschen erfordert, anstatt ob der Avatar ausreichend menschlich aussieht.

Führungskommunikation sollte erkennbar menschlich bleiben

Führungskräfte werden häufig gebeten, Botschaften aufzunehmen, die nur wenig persönlichen Inhalt enthalten. Ein Quartalsbericht besteht möglicherweise größtenteils aus Zahlen, operativen Informationen und vorbereiteter Unternehmenssprache, was ihn aus Produktionssicht für eine Automatisierung geeignet erscheinen lassen kann.

Aus kommunikationswissenschaftlicher Sicht beobachten die Mitarbeiter einen Vorstandsvorsitzenden jedoch nicht nur, um Informationen zu erhalten; sie achten auch auf Tonfall, Betonung, Selbstvertrauen und die Bereitschaft, persönlich aufzutreten. Ein digitales Abbild mag das Aussehen und die Stimme der Führungskraft bewahren, entzieht der Botschaft jedoch den Akt der Teilhabe, der ihr ihre Bedeutung verleiht.

Das Risiko wird größer, wenn die Organisation unter Druck steht, da ein Unternehmen Rechenschaftspflicht nicht über einen künstlichen Sprecher überzeugend demonstrieren kann. Selbst wenn die Fakten stimmen, kann das Format nahelegen, dass das Management eine unangenehme Kommunikation an Software delegiert hat.

KI kann den Prozess weiterhin unterstützen, indem sie Untertitel generiert, freigegebene Aussagen übersetzt, kürzere Versionen für verschiedene Kanäle erstellt oder bei der Lokalisierung ergänzender Erklärungen hilft. Sie kann auch für weniger wichtige Nachbereitungsmaterialien nützlich sein, sobald die Führungskraft die zentrale Entscheidung persönlich kommuniziert hat.

Die Rolle des Sprechers bietet die klarste Grenze: Ein Avatar kann Routineinformationen effizient übermitteln, aber Kommunikation, die von Autorität, Verantwortung oder Beruhigung abhängt, erfordert nach wie vor die Person dahinter.

Mehrsprachige Kommunikation bietet ein starkes geschäftliches Argument

Schweizer Unternehmen nutzen häufig KI-generierte Videos, um interne Kommunikation auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch zu produzieren, während internationale Organisationen möglicherweise zusätzliche Versionen für regionale Teams benötigen. Die traditionelle Lokalisierung kann langsam sein, da jedes übersetzte Skript vor der Veröffentlichung überprüft, aufgenommen und genehmigt werden muss. Einige Unternehmen greifen daher standardmässig auf Englisch zurück, selbst wenn die Mitarbeitenden das Material in einer anderen Sprache leichter verstehen würden. KI-Videos können diese Arbeit vereinfachen, aber jede Version benötigt dennoch einen Prüfer, der die Terminologie, den rechtlichen Kontext und den angemessenen Ton für den Markt versteht.

KI-Video kann die mehrsprachige Produktion erheblich erleichtern, aber Unternehmen benötigen nach wie vor menschliche Prüfer, die die Terminologie, den rechtlichen Kontext und den in jedem Markt erforderlichen Tonfall verstehen. Eine Übersetzung kann grammatikalisch korrekt sein und dennoch den falschen Fachbegriff, die falsche rechtliche Formulierung oder ein unpassendes Höflichkeitsniveau verwenden, und auch die Aussprache von Firmennamen, lokalen Ausdrücken und Fachvokabular muss überprüft werden.

Daher benötigt jede Sprachversion einen namentlich benannten Prüfer, der sowohl das Thema als auch die Zielgruppe versteht, da Unternehmen die Produktion automatisieren können, ohne die redaktionelle Verantwortung auszulagern.

Unternehmen sollten auch bezüglich des Formats transparent sein. Mitarbeiter benötigen nicht jedes Mal eine lange Erklärung, wenn ein Avatar auftaucht, aber sie sollten nicht dazu verleitet werden zu glauben, eine reale Person habe eine Nachricht aufgezeichnet oder persönlich überbracht, wenn dies nicht der Fall war. Eine klare Kennzeichnung wird besonders wichtig, wenn das Unternehmen eine digitale Version einer identifizierbaren Führungskraft oder eines Mitarbeiters erstellt.

Aufmerksamkeit ist nicht gleichbedeutend mit Wert

Synthesia selbst warnt sinnvoll davor, KI-Videos einfach nur deshalb einzusetzen, weil sie neuartig erscheinen. Im Jahr 2019 produzierte das Unternehmen eine Kampagne mit dem ehemaligen englischen Fußballspieler David Beckham, der neun Sprachen spricht. Das Video erregte beträchtliche Aufmerksamkeit, generierte jedoch keinen Umsatz, und das Unternehmen hat seitdem erklärt, dass es das Experiment nicht wiederholen würde.

Das Beispiel spiegelt eine häufige Schwäche bei KI-Projekten von Unternehmen wider: Technische Neuheit kann Aufmerksamkeit erregen, ohne ein sinnvolles Geschäftsproblem zu lösen. Die Tatsache, dass ein Avatar viele Sprachen sprechen, einer Person des öffentlichen Lebens ähneln oder in Echtzeit antworten kann, beweist noch lange nicht, dass das Publikum ihn braucht.

Bevor Unternehmen sich für eine Technologie entscheiden, sollten sie das Kommunikationsproblem analysieren, das sie lösen möchten: Schulungen, die schwer zu aktualisieren sind, Materialien, auf die Mitarbeiter nicht in ihrer bevorzugten Sprache zugreifen können, begrenzte Möglichkeiten für Verkaufsübungen oder Produktionskosten, die die Erstellung nützlicher Videoinhalte verhindern.

Wo die Antwort Ja lautet, kann ein Avatar ein echtes Problem lösen. Wo das Hauptziel darin besteht, innovativ zu wirken, ist das Ergebnis eher eine teure Vorführung, die sich die Leute einmal ansehen.

Beginnen Sie mit einem kontrollierten Anwendungsfall

Unternehmen, die KI-Avatare in Betracht ziehen, müssen diese nicht sofort über jeden Kommunikationskanal hinweg einführen, da ein begrenzter Pilotversuch einen zuverlässigeren Weg bietet, um zu beurteilen, ob das Format funktioniert. Der erste Testlauf sollte stabiles, faktisches Material verwenden, eine klar definierte Zielgruppe ansprechen und einen messbaren Zweck erfüllen.

Ein Software-Tutorial, ein Onboarding-Modul oder eine Produktschulungsreihe ist besser geeignet als die Botschaft eines Geschäftsführers, da das Unternehmen Abschlussquoten, Mitarbeiterfeedback, Produktionszeit und die Häufigkeit, mit der der Inhalt überarbeitet werden muss, vergleichen kann.

Die Kosten sollten nur einen Teil dieser Überprüfung ausmachen, da ein niedrigeres Produktionsbudget kaum einen Nutzen bietet, wenn die Mitarbeiter das Material missverstehen oder aufhören zuzusehen. Der sinnvollere Test ist, ob der Avatar den Menschen hilft, die Informationen zu verstehen, zu behalten oder anzuwenden.

Die Governance sollte ebenfalls vor Beginn der Produktion vereinbart werden und die Skriptgenehmigung, zulässige Datenquellen, Übersetzungen, die Verwendung von Mitarbeiter-Ähnlichkeiten sowie die Offenlegung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen oder Gesprächsdaten umfassen. Interaktive Agenten erfordern eine zusätzliche Prüfung, da Mitarbeiter während einer Trainingseinheit persönliche Informationen, geschäftsensible Details oder Meinungen preisgeben können.

Ein klar benannter Content Owner sollte jede Veröffentlichung genehmigen, Überarbeitungen beaufsichtigen und das Material korrigieren, wenn sich die Umstände ändern, wodurch sichergestellt wird, dass die Verantwortung auch dann sichtbar bleibt, wenn die Produktion selbst automatisiert ist. Die Plattform produziert das Video möglicherweise, übernimmt jedoch keine Verantwortung für das, was das Unternehmen seinen Mitarbeitern mitteilt.

KI-Avatare entwickeln sich zu einem glaubwürdigen Instrument für die Unternehmenskommunikation, da sie bestimmte Formen von Videos schneller produzieren, leichter aktualisieren und in mehr Sprachen verfügbar machen können. Ihre stärkste Rolle liegt in der strukturierten Kommunikation, bei der Genauigkeit, Zugänglichkeit und Konsistenz mehr zählen als persönliche Präsenz.

Innerhalb dieser Grenzen eingesetzt, kann die Technologie das Training verbessern und unnötige Produktionsarbeit reduzieren. Wird sie jedoch als Ersatz für Führung, Urteilsvermögen oder echten menschlichen Kontakt eingesetzt, riskiert sie, die Aufmerksamkeit genau auf die Abwesenheit zu lenken, die sie kaschieren sollte.